Aprender a priorizar tareas

Cómo priorizar tareas y ser más productivo

En este artículo...

Que se pare el mundo que me bajo.

Mafalda

En el día a día nos cuesta priorizar tareas correctamente porque nos dejamos llevar por el ritmo acelerado del mundo. Esto nos agota y además no nos permite ser productivos.

La mayoría de acciones y decisiones de nuestro día a día vienen establecidas por nuestro subconsciente, que toma el 95-97% de nuestras decisiones, es decir, que sólo tenemos control real sobre el 3% de decisiones que toma nuestro cerebro. 

Ese vasto porcentaje del subconsciente nos ahorra energía, nos facilita la toma de decisiones, nos ayuda y nos mantiene vivos. 

Entre otras cosas, se asegura que las cosas importantes (como respirar) ocurren correctamente. 

¿Por qué nos cuesta priorizar tareas? Estados de alerta

Pensamientos adelantados a las situaciones reales como qué es eso tan importante que tiene que hablar el jefe conmigo, o la ansiedad de meterse en un atasco o de perder un autobús, a veces se vuelven más importante que respirar, y sin querer, entramos en una dinámica de peligro inmediato, como si perder ese autobús nos fuera a costar la vida.

Antiguamente esta técnica del cerebro ante el peligro nos ayudaba a sobrevivir, la ansiedad y el estrés eran nuestros aliados para estar alerta y detectar al depredador que nos acechaba, pero hoy en día es innecesario, y ese estado de alerta constante solo nos produce problemas de salud tanto a nivel físico como mental.

Así aparece el estrés, esa sensación de que el mundo va demasiado deprisa. Pero no nos engañemos, el mundo sigue girando como siempre lo ha hecho. Somos nosotros los que hemos cambiado, somos nosotros los que vamos corriendo de un lado para otro, buscando cosas para ocuparnos más el día y respondiendo de manera inminente a todas las señales y alertas de nuestro teléfono móvil que nos obliga a mantenernos hiperconectados de manera constante.

Yo puedo ponerme como ejemplo claro, tengo esa necesidad brutal de no perder el tiempo, de hacer cosas, de leer, trabajar, estudiar, hacer ejercicio, etc.

¿Sabes reencontrarte con tus prioridades?

Lo curioso, es que de todos los momentos que recuerdo como útiles, felices o inspiradores, son esos momentos en los que me podía llegar a sentir culpable por “no estar haciendo nada”. 

Hablo de los momentos en los que paseaba, en los que tomaba café con una amiga, en los que me sentaba en lo alto de una roca a mirar el mar, en los que cogía un balón de baloncesto y dejaba que corrieran las horas mientras pasaba el rato con mi pareja, los momentos de lectura en la playa y de siestas infinitas…

Esos momentos son los que siento como verdaderamente importantes y le dan valor a mi existencia, pero cuando entro en la rutina, me olvido de darles prioridad.

Y es que si te pones a pensarlo, ¿cuántas veces nos miramos y nos damos cuenta de que estamos tan estresados que no respiramos con normalidad?

Y por otro lado, ¿cuántas veces al día paramos a hacer inspiraciones profundas?, ¿cuántas veces al día agradecemos todas las cosas que damos por sentado que merecemos?

Un ejercicio para encontrar tus verdaderas prioridades

Parar y preguntarse lo que es importante

Te propongo pensar en 4 situaciones felices y calmadas que te vengan a la cabeza, sin necesidad de pensar demasiado en ello, déjate guiar por lo primero que te venga. 

¿Qué tipo de momentos recuerdas? ¿Son momentos en los que te sentías relajada y plena?

¿Son momentos dedicados a alguna de las tareas que has marcado como prioridades y que ocupan la mayor parte de tu tiempo?

¿Cómo te sientes al respecto? ¿Qué cambiarías? ¿Qué agradeces?

Prioriza tareas: Separa lo urgente de lo importante

Ir por la vida como gallinas sin cabeza no es más que una falta de prioridades, de no saber poner primero lo primero.

Para tomar esa decisión existen técnicas de productividad, donde el objetivo está en saber marcar lo realmente importante y diferenciarlo de lo banal, para así rebajar el estrés y la ansiedad de no ser capaces de abarcar en el día a día todo aquello que se supone necesitamos hacer.

Hacer más cosas no significa ser más eficiente.

Empieza a vivir intentando limitar las urgencias, las cuales normalmente no son decisión propia, sino tareas establecidas por terceras personas que aceptamos como obligaciones propias.

De ellos habla mucho Stephen Covey, el padre de la productividad, y fiel defensor de la matriz de Eisenhower.

La matriz de prioridades de Eisenhower

Matriz de Eisenhower
Matriz de prioridades de Eisenhower

Las tareas se dividen según su importancia y urgencia

Algo que es urgente implica que debe ser resuelto a la mayor brevedad posible. Son actividades que están en la parte alta de nuestra lista de tareas, y que si no se llevan a cabo, pueden convertirse en un problema.

Las tareas importantes pueden o no ser urgentes. Están alineadas con nuestro propósito y nuestras metas, y por tanto es primordial que saquemos tiempo para ellas. 

Posiblemente sean el tipo de tareas que nos acercarán poco a poco a conseguir esos objetivos que tenemos establecidos y a los que no prestamos suficiente atención.

Cuadrantes de prioridades según Eisenhower

En la vida nos solemos mover en el cuadrante A. Es el cuadrante que nos mantiene en una constante de estrés y ansiedad. Son las tareas importantes que requieren de acción urgente y que necesitamos resolver antes de ponernos con cualquier otra actividad.

El problema es que normalmente, cuando terminamos de apagar fuegos, estamos demasiado cansadas como para dedicarnos a las actividades del cuadrante B, que son aquellas que sin ser urgentes, son realmente importantes y relevantes.

Además, muy a menudo las actividades del cuadrante B se enfrentan en prioridad a las del cuadrante C, que son aquellas tareas que no son importantes para la consecución de nuestras metas, pero son urgentes. Normalmente las actividades del cuadrante C vienen impuestas por terceras partes

Pueden ser tareas extras de nuestros jefes, obligaciones del hogar o favores que les hacemos a familiares o amigos a los que no hemos sabido decir que NO.

Estas tareas nos dejan agotadas y normalmente nos llevan directamente al cuadrante D, que es el de las actividades banales, aquellas que no aportan beneficios a largo plazo, sino entretenimiento a corto

No son ni importantes ni urgentes y suelen comprender actividades como ver la televisión o mirar el móvil.

Es normal llegar a este nivel después de pasarse el día corriendo de un lado para otro solucionando problemas y con todas las alertas y alarmas del cuerpo encendidas, como si de un león persiguiéndonos en medio de la selva se tratase.

Cómo organizar tus prioridades según los cuadrantes

Es importante organizarse de tal modo que el día se centre en el cuadrante B

Estas tareas deben estar planificadas y agendadas, con tiempo reservado para cumplirlas, porque serán aquellas que nos hagan sentir bien y alineadas con nuestros objetivos.

Las tareas del cuadrante A deben realizarse lo antes posible, para quitárnoslas lo primero de todo de la cabeza, y salir de este estado de urgencia y nervio. Debe ser lo primero que hagas en tu día, cómete la rana.

Luego están las tareas del cuadrante C, que también son urgentes, al menos para otras personas, y nos quitan tiempo de lo que es realmente importante para nosotras.

Aprende a delegar el cuadrante C

Cuando nos encontramos con tareas del cuadrante C, podemos actuar de diferentes maneras. Estas son algunas opciones:

  1. Podemos decir NO, en caso de que sea alguien con quien tenemos confianza.
  2. Podemos hablarlo con esa persona, y agendarlo para otro momento que tengamos más tiempo libre. A veces hablando con la persona nos damos cuenta de que no existe tanta urgencia, y que por tanto se puede dejar para otro momento más relajado.
  3. Si se trata de trabajo y es algo con lo que no podemos negociar, tenemos la opción de buscar a alguien que nos ayude con la tarea. A veces delegar requiere de tiempo extra, porque dependiendo de la dificultad, deberemos explicar la tarea y los resultados que se espera conseguir. Es un proceso que lleva más tiempo, pero a la larga delegar en otras personas supone un ahorro y refuerza la relación con esa persona siempre que se le de la confianza que merece.

Por último, las tareas del cuadrante D deben eliminarse o restringirse lo máximo posible. Son un gasto de tiempo y energía que no aporta ningún valor.

Por ejemplo, ver la televisión antes de dormir, solo nos altera y hace que nos vayamos a la cama más tarde, por lo que nos despertaremos más cansadas cuando suene el despertador.

¿Realmente tenemos poco tiempo?

La sensación de falta de tiempo la experimentamos todos, en mayor o menor medida siempre sentimos que nos falta tiempo a lo largo del día, pero para ello existen estrategias que nos ayudan a establecer prioridades.

No siempre podremos hacerlo todo, no siempre seremos productivas y eficientes. La vida no consiste en eso, en correr y en ser súper mujeres, pero para conseguir aquello que queremos, esos sueños que nos mantienen en vela, podemos tirar de estrategias y técnicas, siempre poniéndonos a nosotras primero.

Hay una frase que me encanta y dice así:

Normalmente sobreestimamos lo que somos capaces de hacer en un día, pero subestimamos lo que somos capaces de hacer en un año.

No es necesario lograrlo todo en un día, los cambios se producen y llegan en pequeñas dosis.

¿Y tú, sientes que te falta tiempo? ¿Conoces bien cuáles son tus prioridades?

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¿Tú qué opinas?

4 comentarios en “Cómo priorizar tareas y ser más productivo”

  1. Cuantas veces he sentido esa sensación de falta de tiempo que comentas Sofia. Cada vez lo voy gestionando mejor pero hay días que me faltan horas… 😉

    Todos tenemos 24h, ni una más ni una menos, entonces ¿por qué hay personas que sí gestionan su tiempo bien, tienen claras cuáles son sus prioridades y son productivas?

    Las pautas que nos das nos acercan a ese nivel de gestión óptimo de tiempo, lo que nos ayudará a no estar tan agobiados, estresados por la falta del mismo.

    Para rebajar los nieves de ansiedad que la falta del tiempo nos genera, establecer prioridades reales, sobre las acciones que vamos a realizar y decir que NO a las cosas que nos alejan de aquello que queremos, nos va a permitir enfocarnos en lo importante y recuperar el control de nuestra vida, de nuestro tiempo.

    Charles E. Hummel experto en gestión del tiempo, decía en el libro «La Tiranía de lo Urgente» que: “Hay una lucha constante entre las cosas que son urgentes y las cosas que son importantes, y con demasiada frecuencia, las urgentes ganan.» Cuanta razón tiene ¡no crees!

    Gracias Sofia por hacernos reflexionar sobre este tema que a más de uno nos trae de cabeza cuando nos entra el agobio por hacer y hacer sin saber muy bien el por qué hacemos.

    Un abrazo!

    1. Hola Mariví!

      Mil gracias por pasarte por aquí, no conocía ese libro de Charles Hummel pero me lo apunto como lectura obligatoria porque razón no le falta.

      Vivimos con la prisa constante y la ansiedad del no llegar a todo, en la sociedad del YA y el mejor ayer que mañana. Por eso tenemos que luchar contra la urgencia para darnos prioridad.

      En eso estamos todas 😉

      ¡Un abrazo gigante!

  2. ¡Hola Sofía!

    Sí, esa sensación de falta de tiempo la he experimentado mil veces y otras mil me he preguntado cómo hay personas que si logran estar centradas en sus objetivos y co seguir hacer de todo cada día.

    Está claro que todo es cuestión de prioridades y de muchas veces saber decir que NO para liberarnos de tareas que no son relevantes a nuestros objetivos.

    En los últimas semanas me he dado cuenta que hay ciertos temas urgentes pero nonimportantes para nosotros que si los dejas «reposar» un poco incluso se solucionan solos. Hay personas que han desarrollado una habilidad innata de hacernos sentir que sus temas son súper urgentes y súper importantes y hacernos sentir con esa obligatoriedad que comentas en el artículo de que hay que dedicarles nuestro tiempo.

    Al final todo se reduce en aprender a gestionar nuestro tiempo poco a poco, no olvidarnos de que nosotros hemos de ser nuestra prioridad N°1 y de ayudarnos de metodologías para no caer en el estrés y la ansiedad.

    Un abrazo!

  3. Hola Sofía, me ha encantado la importancia que resaltas sobre las prioridades y tenerlas bien claras a la hora de ser productivas. La verdad es que la «falta de tiempo» es sólo un síntoma de una mala organización, falta de establecer prioridades y mala gestión del tiempo. Pero si hay algo que todos tenemos por igual son 24 horas al día.

    Muchas gracias por tus aportes para ayudarnos a ser más productivas.

    Un abrazo! 🙂

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